Talousarviossa pysytään paremmin, jos osataan ostaa

Kuntien ja seurakuntien tulevan vuoden talousarvion vahvistaminen on loppusuoralla. Seuraavana vaiheena on edessä talousarvion täytäntöönpano ja käyttösuunnitelmien vahvistaminen.

 

Kuntien ja kuntayhtymien vuoden 2018 hankintojen osuus kokonaismenoista oli 44,0 %. Käyttötalouden palveluhankinnat olivat 9,89 mrd. euroa ja aineiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ostot 3,69 mrd. euroa. Kaikkien Suomen seurakuntien yhteenlasketut palveluiden ostot v. 2018 olivat 212 milj. euroa.  Aineita, tavaroita ja tarvikkeita ostettiin 114 milj. euron arvosta. Kokonaisuutena seurakuntien ostot olivat 33,4 % yhteenlasketuista käyttötalousmenoista.

 

Jotta käyttötalous pysyisi alati kapenevissa raameissaan hallinnassa, erityisen tärkeää on, että ostaminen osataan ja se onnistuu. Se on tärkeää sekä koko julkistalouden näkökulmasta mutta nimenomaan jokaisen itsehallintoyksikön kannalta, onpa kyse pienestä maaseutuseurakunnasta tai metropolialueen kaupungista.

 

Olennainen osa talousarvion käyttösuunnitelmaa on siis tulevan vuoden hankintojen suunnittelu. Kun ostojen euromäärät ovat niinkin huimaavat kuin yllä on kuvattu, on selvä, että julkiset hankinnat herättävät intohimoja. Intohimoja herää sekä niissä, joita asia koskee, että ehkä vähän muissakin. Hankintayksiköiltä vaaditaan innovatiivisuutta ja kestävyyttä ja sosiaalista oikeudenmukaisuutta ja paikallisen yritystoiminnan edistämistä ja läpinäkyvyyttä ja avoimuutta, muun muassa. Vaatijasta riippuu, millä asialla, periaatteella tai yksityiskohdalla paino kulloinkin on.

 

Korona-aikana moni on vähentänyt kaupassa käyntiään ja saattaa täyttää elintarvikevarastojaan vain kerran viikossa, joku vielä harvemmin. Se on pakottanut suunnittelemaan ennalta: mitä puuttuu, mitä kannattaa ostaa isommissa erissä, mitä voi tehdä itse, miten löytyy parasta laatua edullisimmalla hinnalla. Ruokalistasta keskustellaan perheen kesken ja aiemmista ostokokemuksista otetaan oppia. Yhteinen kokemus on, että ennakoinnilla ruokalasku pienenee, aterioiden laatu paranee ja monipuolisuus lisääntyy.

 

Ostamisen juridinen ja tekninen osaaminen on tärkeää. Sillä sujuvoitetaan hankintaprosesseja ja vältetään turhia muutoksenhakuja.  Tällaista osaamista voi ostaakin. Tärkeintä on kuitenkin se, että hankintayksikkö tietää ja ymmärtää, mitä ja miksi on se hankintaa tekemässä. Ilman ymmärrystä siitä, mikä on sen tarve, miten se liittyy hankintayksikön toimintaan ja tavoitteisiin, mitä on tarjolla ja miten tämä tarve tulisi parhaiten täytettyä, hankinnalta puuttuu perusta. Hankinnat eivät ole irrallisia yksittäisostoksia, vaan ne liittyvät hankintayksikön toiminnan kokonaisuuteen. Samoin kuin toiminta ja sen talous suunnitellaan vuosittain etukäteen, myös hankinnat pitää suunnitella etukäteen – ensimmäisenä lähtökohtana hankintayksikön oma etu ja intressi. Kuten kotitaloudessakin, laskut pienenevät, laatu paranee ja käyttötalous pysyy paremmin kurissa. Julkistalous hyötyy ja sitä kautta myös muut toimijat.