Sopimusasiat ja riskienhallinta
Julkisyhteisöt tekevät toimintansa yhteydessä runsaasti erilaisia sopimuksia. Sopimuksilla on taloudellisia, toiminnallisia ja oikeudellisia vaikutuksia, jotka on huomioitava valmisteluvaiheessa. Sopimusten valmistelussa sopimusjuridiikan tuntemus on välttämätöntä. Pelkkä oikeudellinen osaaminen ei kuitenkaan riitä, vaan oikeusnormien soveltamisessa pitää lisäksi huomioida toimintaympäristö ja julkisyhteisön strategiset tavoitteet.
Osa sopimusten hallintaa on niihin liittyvien riskien ja vastuiden selvittäminen. Lähtökohtana tulee olla sopimusehtojen avaaminen sopijaosapuolille niin, että riskeihin pystytään varautumaan ja niitä voidaan hallita. Hankinta-asioissa sopimuspohjien valmistelu jo ennen kilpailutusta korostuu, jottei hankintayksikkö joutuisi tarjoajien asettamien sopimusehtojen armoille.
Yhteistyö- ja yhdistymisneuvottelut ovat nykyään julkisyhteisöjen arkea. Neuvotteluosapuolten lähtötilanteet voivat olla hyvin erilaiset. Riittävä esiselvitystyö on välttämätöntä päätöksenteon tueksi. Yrityskaupoissa käytetty due diligence-selvitys – huolellisen ja järkevän henkilön toteuttama tarkastus vahinkojen ja haittojen välttämiseksi - on väline, joka olisi perusteltua ottaa mukaan myös julkisyhteisöjen yhteistyö- ja sopimusvalmisteluun.
Hallintomenettely ja valitukset
Perustuslaissa turvataan kansalaisen oikeus saada asiansa käsitellyksi asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä toimivaltaisessa tuomioistuimessa tai muussa viranomaisessa. Laissa on määritelty käsittelyn julkisuus sekä oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja hakea muutosta. Hyvän hallinnon takeet on asetettu lainsäädännössä.
Kuntien ja seurakuntien tulee julkisyhteisöinä turvata edellä mainitut oikeudet kansalaisille. Niiden toiminta, sisäinen ohjeistus ja sisäinen valvonta tulee toteuttaa niin, että hyvä hallinto ja hallinnon oikeusperiaatteet toteutuvat.
Huolimatta siitä, että julkisyhteisö panostaa toimintansa oikeellisuuteen, valituksia ei pystytä aina välttämään. Muutoksenhakuprosessit ovat aikaa vieviä ja työläitä. Lakimiehen apu tuo tarpeellisen asiantuntemuksen ja vapauttaa julkisyhteisön omat resurssit perustehtävän hoitoon.
Hankinta-asiat
Hankintamenettelyn lainmukainen toteuttaminen erityisesti silloin, kun kyse on EU-hankinnoista, on vaativaa. Se edellyttää paitsi hankintalain tuntemusta, hankinnan kohdetta koskevaa toimialaosaamista. Hankinnan huolellinen suunnittelu ja hankintajuridiikan huomioiminen valmisteluvaiheessa on erityisen tärkeää. Hankinnan onnistuminen on niin hankintayksikön kuin markkinoidenkin intressissä.
Vaikka hankintayksikkö on toteuttanut hankintamenettelyn huolella, hankintapäätöksestä saatetaan silti valittaa. Muutoksenhaun perusteena voi olla erimielisyys hankintalain säännösten soveltamisesta tai hankintapäätöksen oikeellisuudesta. Valitusmenettelystä selviäminen ja asiakirjojen laatiminen on vaativaa. Lakimiehen apu tuo prosessiin oikeudellista turvaa.
Omistajaohjaus
Organisaation omistajapolitiikka on olennainen osa sen strategiaa. Omistajapolitiikka määrittelee, milloin organisaatio toimii itse palveluiden tuottajana, mitä omaisuutta se itse hallinnoi, missä toiminnassa se on mukana omistajana tai sijoittajana ja milloin se toimii palveluiden ostajana. Kunnissa kunnanhallitus vastaa omistajaohjauksesta valtuuston hyväksymän omistajapolitiikan puitteissa ja valtuuston vahvistamien omistajaohjauksen periaatteiden ja konserniohjeiden mukaisesti.
Omistajaohjaus tarkoittaa niitä toimia, joilla organisaatio omistajana tai jäsenenä myötävaikuttaa osakkuus- tai tytäryhtiön ja muun yhteisön hallintoon ja toimintaan. Tärkeitä ovat yhtiöiden ja yhteisöjen perustamista koskevat asiakirjat, perustamissopimukset, yhtiöjärjestys, osakas- ja yhteistyösopimukset. Ne luovat pohjan yhteisön toiminnalle ja antavat välineet ohjauksen toteuttamiseen.
Omistajapolitiikan ja omistajaohjauksen määrittely niin, että se antaa hyvän perustan organisaation ja konsernin toiminnalle, on koko kunnan menestyksen ja elinvoiman perusta. Kunta tarvitsee myös oikeat välineet omistajaohjauksen toteuttamiseen. Tämän perustan rakentamiseen Oikon Oy:llä on tarjota asiantuntevaa ja pitkään kokemukseen perustuvaa apua, neuvontaa ja koulutusta.
Osakkuus- ja konserniyhteisöt
Kuntalakiin kirjoitetun yhtiöittämisvelvollisuuden mukaan kunnan toimiessa kilpailutilanteessa markkinoilla tällainen tehtävä tulee antaa osakeyhtiön, osuuskunnan, yhdistyksen tai säätiön hoidettavaksi. Kunnat ovat eri tilanteissa myös omaehtoisesti siirtäneet osan omasta toiminnastaan täysin tai osaksi omistamilleen yhtiöille. Rakenteena saattaa olla joko kuntien yhteinen yhtiö tai kunnan ja yksityisen palveluntuottajan yritysyhteistyö.
Osakeyhtiöiden toiminta perustuu aina osakeyhtiölakiin. Lain tuntemusta tarvitaan perustamisasiakirjojen laadinnassa, toimitusjohtajan ja hallituksen toimivaltuuksiin kuuluvissa asioissa samoin kuin yhtiön ja osakkaiden tai yhtiön ja kolmansien osapuolten, esimerkiksi velkojien välisiin suhteisiin liittyvissä asioissa. Pelkkä yhtiöoikeuden tuntemus ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan myös ymmärrys siitä, millaisessa toimintaympäristössä yhtiö toimii.
Koulutukset
Kuntien, kuntayhteisöjen ja seurakuntien palveluksessa ja päätöksentekijöinä työskentelee rautaisia ammattilaisia, joilla on erinomainen kokemus ja osaaminen omalta ammattialaltaan. Julkisorganisaatiossa työskentelyyn ja luottamustehtävien hoitoon voi kuitenkin sisältyä tehtäviä ja asioita, jotka edellyttävät lisäperehdytystä. Usein tehokkainta on hankkia tarpeellista tietoa ja osaamista tilaamalla räätälöity koulutus, jossa keskitytään juuri tietyssä organisaatiossa esille nousseisiin koulutustarpeisiin.